Der Lenkungsausschuss
Der Lenkungsausschuss ist verantwortlich für den Erfolg eines Projekts. Wer bei diesem Satz stutzt, hängt dem traditionellen Projektmanagement nach, welches Projekte als Lieferaufgaben sieht und den Projektmanager für den erfolgreichen Vollzug der Lieferaufgaben verantwortlich macht.
Der Begründer der modernen Verwaltungslehre, Henri Fayol, hat 1916 14 Managementprinzipien veröffentlicht, eins davon lautet „Autorität und Verantwortung“. Damit ist gemeint, dass Autorität und Verantwortung immer deckungsgleich sind. Der Bereich, in dem man bestimmen kann, wie die Dinge laufen, das ist exakt der Bereich, für den man verantwortlich ist und umgekehrt.
Wenn man Projekte als Ganzes sieht, als Kunden-Lieferantenbeziehung, dann fällt sofort auf, dass der Projektmanager gar nicht verantwortlich sein kann für ein Projekt, weil ihm die dazu notwendige Autorität fehlt. Der Projektmanager ist schließlich nicht der Vorgesetzte aller Ressourcen. Die traditionellen Versuche, den Projektmanager zu autorisieren, z. B. über eine Matrix- oder Projektorganisation, scheitern an den umgebenden, nicht abgestimmten Anreizsystemen (Zielvereinbarungen einer Abteilung, usw.).
Jedes Projekt benötigt, um erfolgreich zu sein, einen Projekteigentümer aus der Führungsmannschaft des Unternehmens, der zum einen die Unternehmensinteressen vertritt und zum anderen über die ausreichende Autorität verfügt, um letztinstanzlich Entscheidungen innerhalb des Projekts treffen zu können. Diese Person übernimmt den Vorsitz des Lenkungsausschusses. Idealerweise bildet man so etwas über Rollen ab, diese Rolle heißt üblicherweise Executive, Auftraggeber, Project Owner, usw.
Die Bestimmung der übrigen Mitglieder eines Lenkungsausschusses ergibt sich aus folgenden Überlegungen: In jedem Projekt gibt es mindestens drei Primärinteressen (Unternehmen, Benutzer und Lieferanten). Das bedeutet, es werden zusätzlich Benutzer- und Lieferantenvertreter benötigt. Das Benutzerinteresse lautet, „Werden wir genau das bekommen, was wir benötigen?“, das Unternehmensinteresse lautet, „Wollen wir das Projekt finanzieren? Welchen Nutzen haben wir davon?“ und das Lieferanteninteresse lautet, „Können wir das in der gewünschten Qualität herstellen? Ist das technisch machbar?“ Das führt zu weiteren Rollen wie Benutzervertreter und Lieferantenvertreter. Idealerweise legt man bei den Besetzungskriterien für diese Rollen fest, dass diese Rolle nur von jemandem übernommen werden kann, wenn die Person den jeweiligen Ressourcen gegenüber weisungsbefugt ist.
Die Vorgesetzen der Ressourcen müssen in den Lenkungsausschuss. Das löst gleich mehrere Probleme. Die Ressourcen sind jetzt steuerbar, der Projektmanager benötigt keine künstliche Autorität mehr, die Konflikte Projekt vs. Linie können entschieden werden, der Lenkungsausschuss ist verantwortlich für die Beschaffung der Ressourcen, er genehmigt Pläne, Qualitäten, usw.
Wenn man dies integriert mit Konzepten wie einem phasenweisen Vorgehen und der Führung nach dem Ausnahmeprinzip, kann man den Lenkungsausschuss in die Lage versetzen, seiner Verantwortung für den Projekterfolg auch nachkommen zu können.
